車両輸出会社の在庫・販売管理システム

課題

この会社は車両を輸出しており、在庫の管理と請求書の作成に Excel を使っていました。

• 共有アクセスとロックの競合でシートが破損し、数式の入力や更新でミスが起きていました。
• 車両のサイズ、メーカー、モデルなど、誤ったデータが入力されていました。
• シートが大きく複雑になるにつれて、動作が遅くなっていました。
• レポートは貧弱で、検索や相互参照が困難でした。
• 販売データは手作業で会計システムに入力していました。
• どの顧客が支払い済みで、どの顧客が未払いかを把握するのが困難でした。

行ったこと

カスタムの在庫・販売管理システムを構築しました。

• 管理者 50 人の同時利用。 性能の問題もデータの破損もなく、時間を節約し、損失を防ぎます。
• 自動化された冗長バックアップ。
• 車両情報の自動参照。 入力がより速く、より正確になりました。
• 複雑なデータ検証ルール。 顧客ランクや数量にもとづく価格設定など。こちらも入力の速さと正確さにつながりました。
• 会計システムとの連携。 多くの時間を節約し、多くのミスを防ぎました。
• 動的なレポート生成。 車種、地域、顧客、担当者、期間別の売上など。経営陣は事業の状況と改善すべき点を明確に把握できるようになりました。
• 条件検索と相互リンクされた結果。 たとえば、9 月 10 日から 24 日までの、ザンビアまたはジンバブエの顧客によるトヨタ車の購入を検索し、各販売から顧客ページや車両ページへ移動できます。
• 購入の自動制限。 顧客の与信と支払い状況にもとづきます。

変わったこと

購入制限だけで、回収できなかったはずの売掛金を数百万規模で守りました。入力はより速く正確になり、会計への手入力はなくなり、経営陣は事業を明確に把握できるようになりました。